Ngày nay, hầu hết các công ty là một phần của chuỗi cung ứng đều có mạng lưới nhà cung cấp đa dạng. Tương tác với họ theo đúng cách là điều cần thiết đối với các công ty kinh doanh như vậy. Để tăng cường quan hệ với nhà cung cấp, đại diện của các công ty đó cần lưu trữ và truy xuất dữ liệu một cách hiệu quả.
Các phương pháp truyền thống đã trở nên không hiệu quả để làm điều đó vì các công ty cần xử lý khối dữ liệu và thông tin khổng lồ. Thay vào đó, chuyển sang công nghệ kỹ thuật số có thể tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc cho các công ty như vậy.
Bạn có muốn cải thiện mối quan hệ với các nhà cung cấp của mình bằng cách sử dụng công nghệ kỹ thuật số không? Nếu có, bạn cần phải làm điều đó đúng cách với bài viết sau đây.
Quản lý quan hệ nhà cung cấp là gì?
Quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM) là một quy trình có cấu trúc nhằm đánh giá các nhà cung cấp khác nhau tham gia vào quá trình cung cấp nguyên vật liệu, dịch vụ và hàng hóa cho một công ty. Quá trình này giúp các tổ chức quyết định nhà cung cấp nào có tác động mạnh mẽ đến sự thành công và phát triển của tổ chức. Quy trình quản lý nhà cung cấp cũng có thể được chứng minh bằng cách nói rằng đó là một trong những cách tiếp cận quan trọng nhất để đảm bảo mối quan hệ nhà cung cấp của bạn với một nhà cung cấp cụ thể đang phát triển tốt đẹp như thế nào. Nó cũng cho phép các cộng sự của công ty nhận được thông báo về những nhà cung cấp đang thiếu hiệu suất của họ.
- Việc quản lý quản lý quan hệ nhà cung cấp được thực hiện bởi các chuyên gia chuỗi cung ứng , những người quan tâm sâu sắc đến việc giao dịch với các nhà cung cấp trong lĩnh vực vận hành, mua sắm và quản lý dự án. Để có một hệ thống quản lý quan hệ nhà cung cấp tích hợp, bạn cũng cần phải có một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng mạnh mẽ và an toàn. Sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng có thể gây xáo trộn trong việc duy trì mối quan hệ hiệu quả với nhà cung cấp.
- Ngày nay, với đại dịch covid-19 đã gây ra nhiều gián đoạn trong chuỗi cung ứng trên toàn cầu, việc quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp và quản lý rủi ro trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Các chuyên gia chuỗi cung ứng rất muốn áp dụng phần mềm quản lý rủi ro chuỗi cung ứng và thu mua có thể giúp họ quản lý các nhà cung cấp hiệu quả hơn và cung cấp khả năng hiển thị trong chuỗi cung ứng của họ để ngăn chặn sự gián đoạn.
Lợi ích của SRM là gì?
Quy trình quản lý nhà cung cấp là một quy trình lâu dài, khi được thực hiện đúng cách có thể mang lại một số lợi ích bao gồm quan hệ đối tác chiến lược với các nhà cung cấp dẫn đến sự ổn định của chuỗi cung ứng và tiết kiệm chi phí. Quan hệ nhà cung cấp tốt có thể giúp các tổ chức đạt được những lợi ích chính sau:
- Hiệu quả cao hơn :SRM giảm khoảng cách giao tiếp giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Nó trình bày các mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả và loại bỏ sự dư thừa trong suốt quá trình.
- Tăng doanh thu :Quan hệ nhà cung cấp hiệu quả có thể giúp đạt được các mục tiêu doanh thu đáng kể cho cả người mua và nhà cung cấp. Nó cung cấp một loạt các cơ hội thị trường với tầm nhìn rõ hơn về các rủi ro và tăng trưởng tiềm năng của thị trường.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình cải tiến liên tục :Chiến lược của phần mềm quản lý nhà cung cấp là thu hút cả nhà cung cấp và người mua vào một quá trình cải tiến liên tục dài hạn. Chu kỳ cải tiến này đảm bảo rằng các nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chí về hiệu suất và tiếp tục áp dụng phương pháp tiếp cận đáng kể tuân thủ các mục tiêu, dịch vụ hoặc sản phẩm của tổ chức người mua.
SRM và chiến lược mua hàng
SRM trong Phần mềm SRM tối ưu hóa mối quan hệ giữa người mua và nhà cung cấp thông qua giao tiếp kỹ thuật số. Mục tiêu của SRM là khởi xướng và phát triển sự hợp tác chặt chẽ và bền vững giữa bộ phận thu mua và các nhà cung cấp của mình vì lợi ích bình đẳng của tất cả những người tham gia trong toàn bộ chuỗi giá trị.
SRM không tập trung vào các tác động ngắn hạn, mà thay vào đó, mở rộng toàn bộ tác dụng của nó trong dài hạn và thúc đẩy các lợi thế chiến lược cho tất cả các bên liên quan. Nhìn chung, mức độ hợp tác phụ thuộc vào mức độ phù hợp của các nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng quan tâm nhiều hơn đến các nhà cung cấp chiến lược và ít quan tâm hơn đến các nhà cung cấp khác. Tuy nhiên, về mặt phương pháp, nhờ số hóa các quy trình SRM, các phương pháp tương tự có thể áp dụng cho tất cả các nhà cung cấp.
Phần mềm SRM cung cấp các chức năng chính sau đây để giới thiệu và phát triển SRM:
1. Giới thiệu nhà cung cấp mới
Các nhà cung cấp quan tâm đăng ký trên cổng thông tin (Portal) Phần mềm SRM , có thể truy cập miễn phí cho tất cả các nhà cung cấp mà không mất phí mua hàng.
Bộ phận mua hàng đặt phạm vi dữ liệu đăng ký. Các nhà cung cấp nhập dữ liệu cần thiết vào trình duyệt của họ. Ngoài các tham số truyền thông, các nhà cung cấp cung cấp dữ liệu về sản phẩm của họ cũng như dữ liệu kinh doanh như
- Dữ liệu tài chính và nhân sự (doanh thu, LNTT, số lượng nhân viên…)
- Giấy chứng nhận hàng đã giao
- Tài liệu tham khảo trên thị trường
- Các tiêu chí đánh giá khác do mua hàng đặt ra.
Từ dữ liệu đăng ký, Phần mềm SRM tự động tính toán giá trị đánh giá nhà cung cấp đầu tiên theo Chứng chỉ Nhà cung cấp Ban đầu (ISQ).
2. Quá trình cải tiến liên tục
Sau khi hoàn thành ISQ, quy trình theo chu kỳ về chất lượng, đánh giá và phát triển nhà cung cấp sẽ tuân theo.
2.1. Phê duyệt nhà cung cấp
Bộ phận mua hàng phân loại tất cả các nhà cung cấp thành các nhóm đủ điều kiện như
- nhà cung cấp chiến lược
- nhà cung cấp được phê duyệt
- Nhà cung cấp không được phê duyệt
theo kết quả ISQ. Các nhóm trình độ được thiết lập bởi bộ phận mua hàng.
Lưu ý: Trung bình sẽ có 5-10% nhà cung cấp được xếp vào nhà cung cấp chiến lược, 20-40% nhà cung cấp được phê duyệt, các nhà cung cấp còn lại tạm khóa nhưng vẫn nằm trong danh sách tất cả các nhà cung cấp.
2.2. Đánh giá nhà cung cấp
Bước SRM tiếp theo là đánh giá định kỳ và chi tiết hơn về các nhà cung cấp chiến lược và đã được phê duyệt. Bộ phận mua hàng đặt tần suất, phạm vi và chi tiết mặc định cho từng danh mục sản phẩm hoặc nhà cung cấp riêng lẻ.
Dữ liệu đánh giá sẽ được nhóm thành các phân đoạn đánh giá. Ví dụ về các phân đoạn:
- Dữ liệu tài chính (tổng doanh thu/khu vực, EBT, điều khoản thanh toán)
- Dữ liệu nhân sự (cá nhân được phân loại theo trình độ)
- Chất lượng giao hàng (tỷ lệ từ chối và trả lại, chi phí hậu xử lý)
- Hậu cần (tuân thủ số lượng và ngày giao hàng, khả năng EDI)
Đây là những “sự thật khó” được nhập bởi các nhà cung cấp (ví dụ: dữ liệu tài chính) hoặc được chuyển đến SRM từ ERP của công ty mua hàng (chất lượng giao hàng).
Ngoài các sự thật cứng, Phần mềm SRM cũng tính đến “sự thật mềm”, cung cấp cho các bộ phận khác của công ty như những đánh giá chủ quan. Ví dụ:
- Sức mạnh đổi mới của nhà cung cấp
- Kĩ năng giao tiếp
- Sẵn sàng thực hiện các điều chỉnh cá nhân
Bộ mua và duy trì tất cả các dữ liệu đánh giá cần thiết. Để giảm nỗ lực thiết lập và tinh chỉnh nó cùng một lúc, các đánh giá sẽ được thiết lập
- theo từng nhóm/loại sản phẩm nói chung
- mỗi hàng hóa được mua riêng lẻ.
Tất cả các đánh giá được tự động hợp nhất và tổng hợp bằng cách tính trọng số và chia tỷ lệ thành một điểm duy nhất cho mỗi nhà cung cấp. Điểm cuối cùng nằm trong khoảng từ 0 đến 1 (lý tưởng) và cung cấp cơ sở để đánh giá chất lượng chính xác hơn của tất cả các nhà cung cấp. Hệ thống hợp nhất và tổng hợp được thể hiện dưới dạng sơ đồ trong hình sau:
Các nhà cung cấp được đánh giá hàng năm hoặc trong khoảng thời gian ngắn hơn theo yêu cầu. Kết quả đánh giá được gửi điện tử đến từng nhà cung cấp – nếu muốn – vào những thời điểm định trước dưới dạng một báo cáo đánh giá hoàn chỉnh.
2.3. Phát triển nhà cung cấp
Các nhà cung cấp chiến lược và các nhà cung cấp được phê duyệt nếu cần, được đưa vào quá trình phát triển nhà cung cấp. Về nguyên tắc, nó bao gồm hai bước:
- Thỏa thuận về mục tiêu phát triển
- Xác định các biện pháp đã được thống nhất để đạt được các mục tiêu.
Các mục tiêu phát triển do bộ phận mua hàng đề xuất và được thống nhất với các nhà cung cấp. Nhà cung cấp đề xuất các biện pháp phù hợp để đạt được các mục tiêu.
Phần mềm SRM hỗ trợ phát triển nhà cung cấp theo các bước sau:
- Xác định các nhà cung cấp mà việc phát triển nhà cung cấp là cần thiết
- Trao đổi thông tin điện tử giữa mua hàng và các nhà cung cấp tương ứng cũng như tài liệu về các mục tiêu và biện pháp
- Giám sát thường xuyên việc đạt được các mục tiêu và việc thực hiện các hành động riêng lẻ, bao gồm trao đổi điện tử các tài liệu đi kèm và thông tin trạng thái và kiểm soát.
Nói chung, SRM có thể được sử dụng để mua tất cả các sản phẩm của ABC và cho tất cả các nhà cung cấp. Phạm vi đầy đủ của SRM được áp dụng cho các sản phẩm A cần thiết cho sản xuất hoặc được đặt hàng với số lượng lớn. Việc mua sắm các sản phẩm này thường tập trung vào một nhà cung cấp duy nhất (single sourcing) hoặc, vì lý do an ninh nguồn cung, vào 2-3 nhà cung cấp. Sự hợp tác với các nhà cung cấp này có thể biến thành một sự phát triển chung và tính toán giá mở (sách mở) do đó các phương thức mua hàng cạnh tranh là không cần thiết hoặc chỉ được sử dụng cho mục đích kiểm soát.
Tìm nguồn cung ứng (Sourcing)
Tìm nguồn cung ứng bao gồm yêu cầu, đấu thầu và đấu giá. Nó thường được sử dụng để mua cái gọi là sản phẩm đòn bẩy để chi tiêu trực tiếp. Đối với những sản phẩm này, có một thị trường với một số nhà cung cấp thay thế cạnh tranh có thể hoán đổi cho nhau từ quan điểm mua hàng.
Theo truyền thống, một dự án tìm nguồn cung ứng bao gồm các bước sau:
Tạo Yêu cầu Thông tin (RFI) gửi đến các nhà cung cấp được chọn và phê duyệt. Nó bao gồm
- Dữ liệu tổ chức (địa chỉ, thông số liên lạc, người liên hệ)
- Mô tả các sản phẩm được yêu cầu và số lượng của chúng,
- Điều kiện giao hàng, thông số kỹ thuật thời gian, và những thứ khác.
Các yêu cầu được gửi đến các nhà cung cấp đã chọn qua e-mail.
Các nhà cung cấp phản ứng với giá thầu của họ. Vì phản hồi của họ không được định dạng thống nhất nên việc đánh giá thủ công của họ rất tốn thời gian.
Trong Phần mềm SRM , thời gian cần thiết để tạo yêu cầu được giảm thiểu bằng cách:
- Truyền dữ liệu từ các yêu cầu đã được thực hiện
- Tạo các yêu cầu dựa trên các mẫu có sẵn
- Chuyển mô tả sản phẩm từ hệ thống ERP sang Phần mềm SRM .
Điều tương tự cũng áp dụng cho việc lựa chọn nhà cung cấp và kiểm soát các yêu cầu điện tử.
Sau khi nhận được yêu cầu, các nhà cung cấp kết nối với Phần mềm SRM bằng trình duyệt của họ. Họ giới hạn báo giá của họ ở mức giá cho mỗi mặt hàng. Điều này giảm thiểu nỗ lực liên quan đến việc xử lý RFI ở cả bên mua và bên cung cấp và chỉ mất vài phút.
Phần mềm SRM tự động đánh giá các báo giá đến.
Trong những trường hợp đơn giản, giao dịch mua có thể được trao trực tiếp dựa trên RFI và giá thầu tốt nhất. Mặt khác, đáng để mời các nhà cung cấp đấu thầu (RFQ, Yêu cầu báo giá) sau RFI. Để mua hàng, các bước này được giới hạn ở những bổ sung sau, dựa trên dữ liệu của yêu cầu:
- Đính kèm các nhà cung cấp tốt nhất vào danh sách rút gọn
- Nếu cần thiết, bổ sung các tiêu chí phi tiền tệ (thời gian giao hàng, thời hạn thanh toán, tiêu chí chất lượng) để đánh giá chào hàng đa tiêu chí.
- Bổ sung các tài liệu khác mà nhà cung cấp phải cung cấp
- Định nghĩa về chiến lược mua hàng tốt nhất (chọn anh đào so với giá thầu hoàn chỉnh, giá thầu được niêm phong, đánh giá ưu đãi theo nhiều tiêu chí, chỉ đánh giá theo giá)
RFQ được phân phối và các giá thầu đến được đánh giá tự động. Quá trình RFQ cải thiện giá thầu RFI tốt nhất khoảng 10%.
Lưu ý: Có thể bắt đầu ngay với RFQ và bỏ qua giai đoạn RFI.
Tùy thuộc vào tình hình, dự án kết thúc với đấu thầu RFQ. Tuy nhiên, nên để đấu giá điện tử làm theo. Thủ tục sẽ được mở rộng chỉ một chút.
- Số lượng các nhà cung cấp có thể được giảm hơn nữa.
- Có thể bổ sung tiêu chí đánh giá hồ sơ dự thầu
- Các chức năng khác được thêm vào (Phân tích chi phí, Tổng chi phí sở hữu)
Các nhà cung cấp được mời tham gia đấu giá. Một thời gian cố định được thiết lập để bắt đầu cuộc đấu giá.
Các nhà cung cấp có cơ hội cải thiện giá thầu trực tuyến của họ trong phiên đấu giá. Ở đây, các nhà cung cấp nhìn thấy – tất nhiên là không nêu tên nhà cung cấp – giá thầu tốt nhất. Điều này mang lại cho các nhà cung cấp cơ hội trả giá cao hơn tất cả các giá thầu khác và nhận được đơn đặt hàng.
Thời lượng của phiên đấu giá trực tuyến thường được đặt thành 30 phút với khả năng kéo dài.
Quá trình điển hình của cuộc đấu giá được hiển thị trong hình ảnh sau:
Mô tả trước đây đề cập đến cái gọi là ERA (Đấu giá ngược tiếng Anh). Ngoài phương thức phổ biến nhất này, Phần mềm SRM còn cung cấp hai phương thức đấu giá cổ phiếu khác:
- DRA (Đấu giá ngược của Hà Lan)
- JRA (Đấu giá ngược Nhật Bản).
Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết hoặc nếu bạn quan tâm đến lời khuyên về sự kết hợp chiến lược của các hình thức đấu giá khác nhau.
Ngoài khoản tiết kiệm đạt được thông qua đấu thầu điện tử, đấu giá còn giúp cải thiện giá thêm 5%.
Phần mềm SRM cũng cung cấp các chức năng khác:
- Một hệ thống mô-đun của các báo cáo khác nhau
- Hoàn thành giám sát tất cả các bước (nhật ký) do tất cả người dùng trong hệ thống bắt đầu và thực hiện trong suốt quá trình của dự án để bạn nhận được bằng chứng hoàn chỉnh về việc tuân thủ.
Mua sắm (Procurement)
Mua sắm (Procure to Pay / P2P) đề cập đến quy trình mua hàng dựa trên dữ liệu danh mục. Theo truyền thống, những người yêu cầu từ các bộ phận khác nhau chuẩn bị một yêu cầu được chuyển đến bộ phận mua hàng, nơi đơn đặt hàng được tạo và xử lý. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách số hóa đơn giản hóa quá trình này như thế nào.
Thủ tục này có nghĩa là
- Bộ phận thu mua chịu gánh nặng với các quy trình mà bộ phận này không nên bận tâm.
- Chi phí xử lý cao hơn đáng kể so với mức tiết kiệm có thể đạt được.
- Quá trình này mất quá nhiều thời gian, dẫn đến sự không hài lòng của người yêu cầu.
Đây là lúc việc mua hàng dựa trên danh mục xuất hiện và chuyển quy trình đặt hàng sang các bộ phận của người yêu cầu ở mức độ lớn nhất có thể. Những người yêu cầu hầu hết đã quen thuộc với eShops dựa trên danh mục từ cuộc sống riêng tư của họ. Một quy trình tương tự có thể được chuyển giao cho những người yêu cầu nếu họ tuân theo một số quy tắc bổ sung thông thường đối với thế giới kinh doanh. Quá trình này được biểu diễn dưới dạng sơ đồ như sau:
Điểm khởi đầu là sự tích hợp của các danh mục, từ đó người dùng chọn các mặt hàng họ cần theo cách giống như eShop và chuẩn bị cho việc đặt hàng bằng giỏ mua hàng.
Việc lựa chọn các danh mục phù hợp vẫn là trách nhiệm của bộ phận thu mua: Đối với mỗi danh mục sản phẩm, một hoặc nhiều “danh mục đã được phê duyệt” được chọn từ đó người dùng có thể đặt hàng. Đây là những danh mục với các điều kiện và giá cả hoặc giảm giá được thương lượng. Các danh mục được phép được xác định bởi sự cạnh tranh của nhà cung cấp, ví dụ, với sự trợ giúp của Tìm nguồn cung ứng.
Hợp đồng được ký kết với các nhà cung cấp danh mục. Chúng mô tả việc tổ chức bảo trì danh mục, định dạng dữ liệu danh mục và cách chúng được tải lên Phần mềm SRM . Mỗi người yêu cầu nhận được quyền truy cập vào các danh mục được phép mà họ đặt hàng. Một giải pháp thay thế bổ sung: Tạo danh mục cho các danh mục sản phẩm đã chọn theo yêu cầu của bạn. Chúng bao gồm các bài viết duy trì hệ thống ERP hiện có hoặc được bổ sung bằng cách Mua hàng từ các nguồn khác.
Cũng có thể truy cập trực tiếp các danh mục bên ngoài bằng cách sử dụng các giao diện và quy trình tiêu chuẩn như OCI và Punch-Out. Đối với các trường hợp hiếm hoi của mặt hàng C – được gọi là “đuôi dài” – Phần mềm SRM cung cấp quyền truy cập vào các thị trường như Mercator và Amazon Business.
Sau khi người yêu cầu đã chọn các mặt hàng cần thiết, giỏ hàng sẽ được đưa vào quy trình phê duyệt. Ví dụ, quy trình làm việc có nhiều cấp độ và tuân theo các quy tắc sau:
- Giá trị mua hàng lên tới 50 €: được hệ thống tự động phê duyệt
- Giá trị mua hàng lên tới 200 €: được phê duyệt bởi cấp phê duyệt đầu tiên (ví dụ: cấp trên)
- Giá trị mua hàng > 200 €: được phê duyệt bởi người giám sát cấp cao hơn
Đối với mỗi người yêu cầu hoặc bộ phận của anh ta, ngân sách cho một giai đoạn lập kế hoạch cụ thể được xác định. Đối với mỗi lần phê duyệt, hệ thống sẽ hiển thị mức độ ngân sách đã được sử dụng hết. Để kiểm soát các quy trình công việc này, Phần mềm SRM cung cấp một hệ thống cài đặt phức tạp do Mua hàng xác định.
Sự sắp xếp hệ thống này cuối cùng cho phép quá trình sau:
- Người yêu cầu đặt hàng giống như họ làm từ eShop
- Giỏ hàng được phê duyệt bằng cách sử dụng quy trình công việc điện tử và kiểm tra khả năng ngân sách.
- Toàn bộ quá trình không gây gánh nặng cho bộ phận mua hàng và được rút ngắn đáng kể.
Sau khi được phê duyệt, dữ liệu trong giỏ hàng sẽ tự động được chuyển thành (các) đơn đặt hàng. Các đơn đặt hàng kích hoạt quá trình thực hiện (Đặt hàng để thanh toán, O2P). Các quy trình này có thể được thực hiện trong ERP nếu nó đã được thỏa thuận giữa công ty mua hàng và nhà cung cấp. Nếu đây không phải là trường hợp, Phần mềm SRM cung cấp quy trình O2P điện tử dựa trên WebEDI. Chức năng của nó được hiển thị sơ đồ ở đây:
O2P dựa trên WebEDI đặc biệt phù hợp với các nhà cung cấp nhỏ hơn chưa thiết lập quy trình EDI với các công ty mua hàng.
Những kết quả nào có thể đạt được với việc mua hàng theo danh mục?
Việc sử dụng toàn công ty các danh mục giới hạn người dùng đã thương lượng dẫn đến tiết kiệm giá trong khoảng 10%. Chúng đạt được bởi thực tế là tất cả giá catalog của công ty đều được thương lượng. Tăng khối lượng mua trên mỗi mặt hàng cho phép các điều kiện tốt hơn. Giảm chi phí bổ sung đạt được, ví dụ, trong hậu cần và chi phí bảo trì thấp hơn nếu chúng phát sinh cho các hạng mục như PC, máy in, v.v. (TCO).
Về tỷ lệ phần trăm, chi phí quy trình tiết kiệm được cao hơn nhiều. Chúng nằm trong khoảng 50-80%. Một lợi ích khác là bộ phận thu mua có thể chuyển sự chú ý của họ sang các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Tóm tắt
Bằng cách sử dụng Phần mềm SRM trong ba lĩnh vực mua sắm cốt lõi này, bạn có thể tiết kiệm đáng kể một cách nhanh chóng, hiệu quả và không gặp rủi ro.
Sau khi cơ sở cho việc chuyển đổi kỹ thuật số trong mua sắm đã được thiết lập, sẽ có chỗ để tối ưu hóa hơn nữa. Dữ liệu thu được bằng các phương pháp nêu trên giúp tinh chỉnh các công cụ mua sắm để khai thác ngay cả những tiềm năng cải tiến mới nhất và tăng cường hơn nữa vai trò của mua sắm trong công ty.
Nguồn : https://promitea.com/blog
