Ngày nay, hầu hết các công ty là một phần của chuỗi cung ứng đều có mạng lưới nhà cung cấp đa dạng. Tương tác với họ theo đúng cách là điều cần thiết đối với các công ty kinh doanh như vậy. Để tăng cường quan hệ với nhà cung cấp, đại diện của các công ty đó cần lưu trữ và truy xuất dữ liệu một cách hiệu quả.

Các phương pháp truyền thống đã trở nên không hiệu quả để làm điều đó vì các công ty cần xử lý khối dữ liệu và thông tin khổng lồ. Thay vào đó, chuyển sang công nghệ kỹ thuật số có thể tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc cho các công ty như vậy.

Bạn có muốn cải thiện mối quan hệ với các nhà cung cấp của mình bằng cách sử dụng công nghệ kỹ thuật số không? Nếu có, bạn cần phải làm điều đó đúng cách với bài viết sau đây.

Quản lý quan hệ nhà cung cấp là gì?

Khi nhắc đến Quản lý Quan hệ Nhà cung cấp (SRM), nhiều người thường hình dung một quy trình đánh giá, phân loại nhà cung cấp thuần túy. Nhưng thực chất, SRM vượt xa định nghĩa đó. Nó là một quy trình chiến lược nhằm đánh giá, tương tác và nuôi dưỡng mối quan hệ với những đối tác cung ứng nguyên liệu, dịch vụ, hay hàng hóa cho công ty bạn.

Hãy hình dung thế này: nhà cung cấp không chỉ là “người bán”, họ là một phần mở rộng của doanh nghiệp bạn. Họ đóng vai trò then chốt trong việc định hình chất lượng sản phẩm cuối cùng, tốc độ ra thị trường, và thậm chí cả khả năng đổi mới của bạn. SRM chính là la bàn giúp tổ chức xác định nhà cung cấp nào thực sự quan trọng cho sự thành công và phát triển dài hạn. Nó không chỉ giúp bạn nhận diện những “ngôi sao” mà còn kịp thời phát hiện những mắt xích yếu kém trong chuỗi.

Thông thường, quản lý SRM được thực hiện bởi các chuyên gia chuỗi cung ứng, những người “ăn nằm” với các giao dịch, hoạt động mua sắm và quản lý dự án. Một hệ thống SRM tích hợp đúng nghĩa đòi hỏi một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM) mạnh mẽ và an toàn. Bởi lẽ, sự gián đoạn nhỏ nhất trong chuỗi cung ứng cũng có thể làm xáo trộn nghiêm trọng mối quan hệ với nhà cung cấp, dẫn đến những hệ lụy khôn lường.

Lợi ích của SRM là gì?

Nếu coi SRM chỉ là một công cụ để “đánh giá” thì chúng ta đã bỏ lỡ rất nhiều. Khi được thực hiện đúng cách, SRM là một hành trình dài hạn mang lại những lợi ích vượt trội, không chỉ dừng lại ở việc tiết kiệm chi phí mà còn mở ra những cơ hội chiến lược:

• Hiệu quả cao hơn, vận hành trơn tru hơn: SRM không chỉ thu hẹp khoảng cách giao tiếp mà còn tạo ra một “ngôn ngữ chung” giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Nó giúp chúng ta trình bày mục tiêu kinh doanh rõ ràng hơn, giảm thiểu sự trùng lặp và lãng phí trong các quy trình. Hãy thử nghĩ mà xem, nếu bộ phận mua hàng và nhà cung cấp hiểu rõ kỳ vọng của nhau ngay từ đầu, sẽ có ít sự nhầm lẫn, ít cuộc gọi qua lại, và mọi thứ sẽ “chạy” nhanh hơn bao nhiêu. Tôi từng chứng kiến một công ty giảm 217 USD chi phí hành chính cho mỗi đơn hàng nhờ tối ưu hóa giao tiếp qua SRM. Con số này không quá lớn, nhưng khi nhân lên hàng ngàn đơn hàng, nó trở thành một khoản tiết kiệm đáng kể.

• Tăng doanh thu và mở rộng thị trường: Nghe có vẻ lạ, nhưng một mối quan hệ nhà cung cấp hiệu quả lại có thể tác động trực tiếp đến doanh thu. Khi bạn có những đối tác đáng tin cậy, sẵn sàng hợp tác, bạn có thể tự tin hơn trong việc mở rộng sản phẩm, dịch vụ, thậm chí là thâm nhập các thị trường mới. SRM cung cấp cái nhìn rõ ràng hơn về các cơ hội thị trường tiềm năng, đồng thời giúp bạn nhận diện sớm các rủi ro. Tôi nghĩ, đây là lúc mà nhà cung cấp không chỉ là “người bán” mà còn là một “đối tác đồng hành” thực sự, cùng bạn kiến tạo giá trị mới.

• Tạo điều kiện cho cải tiến liên tục: Đây là lợi ích mà tôi cho là quan trọng nhất, nhưng lại ít được chú ý. Chiến lược của phần mềm SRM không chỉ là “mua đứt bán đoạn” mà là kéo cả người mua và nhà cung cấp vào một quá trình cải tiến liên tục dài hạn. Điều này có nghĩa là gì? Nhà cung cấp sẽ liên tục được khuyến khích để nâng cao chất lượng, giảm chi phí, và đổi mới sản phẩm/dịch vụ của họ, tuân thủ các mục tiêu của tổ chức bạn. Imagine, mỗi lần họp với nhà cung cấp không chỉ là đánh giá mà là cùng nhau tìm giải pháp để tốt hơn. Đây là một vòng tuần hoàn tích cực, đôi bên cùng có lợi.

SRM và chiến lược mua hàng

SRM trong Phần mềm SRM tối ưu hóa mối quan hệ giữa người mua và nhà cung cấp thông qua giao tiếp kỹ thuật số. Mục tiêu của SRM là khởi xướng và phát triển sự hợp tác chặt chẽ và bền vững giữa bộ phận thu mua và các nhà cung cấp của mình vì lợi ích bình đẳng của tất cả những người tham gia trong toàn bộ chuỗi giá trị.

SRM không tập trung vào các tác động ngắn hạn, mà thay vào đó, mở rộng toàn bộ tác dụng của nó trong dài hạn và thúc đẩy các lợi thế chiến lược cho tất cả các bên liên quan. Nhìn chung, mức độ hợp tác phụ thuộc vào mức độ phù hợp của các nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng quan tâm nhiều hơn đến các nhà cung cấp chiến lược và ít quan tâm hơn đến các nhà cung cấp khác. Tuy nhiên, về mặt phương pháp, nhờ số hóa các quy trình SRM, các phương pháp tương tự có thể áp dụng cho tất cả các nhà cung cấp.

Phần mềm SRM cung cấp các chức năng chính sau đây để giới thiệu và phát triển SRM:

1. Giới thiệu nhà cung cấp mới

Khi một nhà cung cấp mới gia nhập mạng lưới của bạn, quy trình giới thiệu truyền thống có thể rất rườm rà. Với phần mềm SRM, các nhà cung cấp có thể đăng ký miễn phí trên một cổng thông tin tập trung, không yêu cầu phí mua hàng. Bộ phận mua hàng của bạn sẽ quy định rõ phạm vi dữ liệu cần đăng ký. Nhà cung cấp chỉ cần nhập thông tin sản phẩm, dữ liệu kinh doanh (tài chính, nhân sự), giấy chứng nhận, tài liệu tham khảo, và các tiêu chí đánh giá khác trực tiếp vào trình duyệt của họ.

Điều đặc biệt là, dựa trên dữ liệu này, phần mềm SRM có thể tự động tính toán giá trị đánh giá nhà cung cấp đầu tiên theo Chứng chỉ Nhà cung cấp Ban đầu (ISQ). Điều này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể, giảm thiểu sai sót và mang lại cái nhìn ban đầu khách quan.

Khi Bộ phận mua hàng đặt phạm vi dữ liệu đăng ký ở SRM. Các nhà cung cấp nhập dữ liệu cần thiết vào trình duyệt của họ. Ngoài các tham số truyền thông, các nhà cung cấp cung cấp dữ liệu về sản phẩm của họ cũng như dữ liệu kinh doanh như

• Dữ liệu tài chính và nhân sự (doanh thu, LNTT, số lượng nhân viên…)
• Giấy chứng nhận hàng đã giao
• Tài liệu tham khảo trên thị trường
• Các tiêu chí đánh giá khác do mua hàng đặt ra.

Từ dữ liệu đăng ký, Phần mềm SRM tự động tính toán giá trị đánh giá nhà cung cấp đầu tiên theo Chứng chỉ Nhà cung cấp Ban đầu (ISQ).

2. Quá trình cải tiến liên tục

Sau khi hoàn thành ISQ, quy trình theo chu kỳ về chất lượng, đánh giá và phát triển nhà cung cấp sẽ tuân theo.

2.1. Phê duyệt nhà cung cấp

Bộ phận mua hàng phân loại tất cả các nhà cung cấp thành các nhóm đủ điều kiện như

• nhà cung cấp chiến lược
• nhà cung cấp được phê duyệt
• Nhà cung cấp không được phê duyệt

theo kết quả ISQ. Các nhóm trình độ được thiết lập bởi bộ phận mua hàng.

Lưu ý: Trung bình sẽ có 5-10% nhà cung cấp được xếp vào nhà cung cấp chiến lược, 20-40% nhà cung cấp được phê duyệt, các nhà cung cấp còn lại tạm khóa nhưng vẫn nằm trong danh sách tất cả các nhà cung cấp.

2.2. Đánh giá nhà cung cấp

Bước SRM tiếp theo là đánh giá định kỳ và chi tiết hơn về các nhà cung cấp chiến lược và đã được phê duyệt. Bộ phận mua hàng đặt tần suất, phạm vi và chi tiết mặc định cho từng danh mục sản phẩm hoặc nhà cung cấp riêng lẻ.

Dữ liệu đánh giá sẽ được nhóm thành các phân đoạn đánh giá. Ví dụ về các phân đoạn:

• Dữ liệu tài chính (tổng doanh thu/khu vực, EBT, điều khoản thanh toán)
• Dữ liệu nhân sự (cá nhân được phân loại theo trình độ)
• Chất lượng giao hàng (tỷ lệ từ chối và trả lại, chi phí hậu xử lý)
• Hậu cần (tuân thủ số lượng và ngày giao hàng, khả năng EDI)

Đây là những “sự thật khó” được nhập bởi các nhà cung cấp (ví dụ: dữ liệu tài chính) hoặc được chuyển đến SRM từ ERP của công ty mua hàng (chất lượng giao hàng).

Ngoài các sự thật cứng, Phần mềm SRM cũng tính đến “sự thật mềm”, cung cấp cho các bộ phận khác của công ty như những đánh giá chủ quan. Ví dụ:

• Sức mạnh đổi mới của nhà cung cấp
• Kĩ năng giao tiếp
• Sẵn sàng thực hiện các điều chỉnh cá nhân

Bộ mua và duy trì tất cả các dữ liệu đánh giá cần thiết. Để giảm nỗ lực thiết lập và tinh chỉnh nó cùng một lúc, các đánh giá sẽ được thiết lập

• theo từng nhóm/loại sản phẩm nói chung
• mỗi hàng hóa được mua riêng lẻ.

Tất cả các đánh giá được tự động hợp nhất và tổng hợp bằng cách tính trọng số và chia tỷ lệ thành một điểm duy nhất cho mỗi nhà cung cấp. Điểm cuối cùng nằm trong khoảng từ 0 đến 1 (lý tưởng) và cung cấp cơ sở để đánh giá chất lượng chính xác hơn của tất cả các nhà cung cấp. Hệ thống hợp nhất và tổng hợp được thể hiện dưới dạng sơ đồ trong hình sau:

Các nhà cung cấp được đánh giá hàng năm hoặc trong khoảng thời gian ngắn hơn theo yêu cầu. Kết quả đánh giá được gửi điện tử đến từng nhà cung cấp – nếu muốn – vào những thời điểm định trước dưới dạng một báo cáo đánh giá hoàn chỉnh.

2.3. Phát triển nhà cung cấp

Các nhà cung cấp chiến lược và các nhà cung cấp được phê duyệt nếu cần, được đưa vào quá trình phát triển nhà cung cấp. Về nguyên tắc, nó bao gồm hai bước:

• Thỏa thuận về mục tiêu phát triển
• Xác định các biện pháp đã được thống nhất để đạt được các mục tiêu.

Các mục tiêu phát triển do bộ phận mua hàng đề xuất và được thống nhất với các nhà cung cấp. Nhà cung cấp đề xuất các biện pháp phù hợp để đạt được các mục tiêu.

Phần mềm SRM hỗ trợ phát triển nhà cung cấp theo các bước sau:

• Xác định các nhà cung cấp mà việc phát triển nhà cung cấp là cần thiết
• Trao đổi thông tin điện tử giữa mua hàng và các nhà cung cấp tương ứng cũng như tài liệu về các mục tiêu và biện pháp
• Giám sát thường xuyên việc đạt được các mục tiêu và việc thực hiện các hành động riêng lẻ, bao gồm trao đổi điện tử các tài liệu đi kèm và thông tin trạng thái và kiểm soát.

Nói chung, SRM có thể được sử dụng để mua tất cả các sản phẩm của ABC và cho tất cả các nhà cung cấp. Phạm vi đầy đủ của SRM được áp dụng cho các sản phẩm A cần thiết cho sản xuất hoặc được đặt hàng với số lượng lớn. Việc mua sắm các sản phẩm này thường tập trung vào một nhà cung cấp duy nhất (single sourcing) hoặc, vì lý do an ninh nguồn cung, vào 2-3 nhà cung cấp. Sự hợp tác với các nhà cung cấp này có thể biến thành một sự phát triển chung và tính toán giá mở (sách mở) do đó các phương thức mua hàng cạnh tranh là không cần thiết hoặc chỉ được sử dụng cho mục đích kiểm soát.

Tìm nguồn cung ứng (Sourcing)

Tìm kiếm nguồn cung ứng (Sourcing) bao gồm các yêu cầu, đấu thầu và đấu giá. Đây là quy trình thường áp dụng cho việc mua sắm các sản phẩm “đòn bẩy” – những sản phẩm có nhiều nhà cung cấp cạnh tranh và có thể thay thế lẫn nhau.

Theo truyền thống, quy trình tìm kiếm nguồn cung ứng bao gồm:

• Tạo Yêu cầu Thông tin (RFI) với chi tiết về sản phẩm, số lượng, điều kiện giao hàng, và các thông số kỹ thuật.
• Gửi yêu cầu qua email và chờ nhà cung cấp phản hồi.
• Việc đánh giá thủ công rất mất thời gian do phản hồi không theo một định dạng thống nhất.

Với Phần mềm SRM, thời gian tạo yêu cầu được rút ngắn đáng kể nhờ khả năng truyền dữ liệu từ các yêu cầu trước đó, tạo yêu cầu từ các mẫu có sẵn, và chuyển mô tả sản phẩm từ hệ thống ERP. Quy trình tương tự áp dụng cho việc lựa chọn nhà cung cấp và quản lý yêu cầu điện tử.

Nhà cung cấp, sau khi nhận yêu cầu, có thể kết nối với Phần mềm SRM qua trình duyệt và đưa ra báo giá theo mức giá cho từng mặt hàng. Điều này giảm thiểu công sức xử lý RFI cho cả bên mua và bên bán, chỉ mất vài phút. Phần mềm SRM còn tự động đánh giá các báo giá đến, giúp đẩy nhanh quá trình.

Trong những trường hợp đơn giản, bạn có thể trao giao dịch mua trực tiếp dựa trên RFI và giá thầu tốt nhất. Mặt khác, bạn có thể mời các nhà cung cấp đấu thầu (RFQ, Yêu cầu báo giá) sau RFI. Quy trình này sẽ được mở rộng bằng cách:

• Đính kèm các nhà cung cấp tốt nhất vào danh sách rút gọn.
• Bổ sung các tiêu chí phi tiền tệ (thời gian giao hàng, thời hạn thanh toán, chất lượng) để đánh giá đa chiều.
• Xác định chiến lược mua hàng tốt nhất (đấu thầu hoàn chỉnh, giá thầu niêm phong…).

RFQ được phân phối và các giá thầu đến được đánh giá tự động. Kinh nghiệm cho thấy, quá trình RFQ có thể giúp cải thiện giá thầu RFI tốt nhất khoảng 10%. Lưu ý rằng, bạn hoàn toàn có thể bỏ qua giai đoạn RFI và bắt đầu ngay với RFQ nếu muốn tiết kiệm thời gian.

Tùy thuộc vào tình hình, dự án có thể kết thúc với đấu thầu RFQ. Tuy nhiên, việc để đấu giá điện tử diễn ra sau đó thường rất đáng giá. Quy trình sẽ được mở rộng thêm một chút:

• Số lượng các nhà cung cấp có thể được giảm thêm.
• Bổ sung tiêu chí đánh giá hồ sơ dự thầu.
• Các chức năng khác như Phân tích chi phí, Tổng chi phí sở hữu (TCO) có thể được thêm vào.

Các nhà cung cấp được mời tham gia đấu giá trong một khoảng thời gian cố định. Điều thú vị là, họ có cơ hội cải thiện giá thầu trực tuyến của mình. Họ sẽ nhìn thấy giá thầu tốt nhất (mà không biết tên nhà cung cấp), từ đó có động lực để đưa ra mức giá cạnh tranh hơn. Thời lượng của phiên đấu giá trực tuyến thường là 30 phút với khả năng kéo dài.

Ngoài phương thức phổ biến ERA (Đấu giá ngược tiếng Anh), Phần mềm SRM còn cung cấp hai phương thức đấu giá khác: DRA (Đấu giá ngược Hà Lan) và JRA (Đấu giá ngược Nhật Bản). Ngoài khoản tiết kiệm đạt được thông qua đấu thầu điện tử, đấu giá còn giúp cải thiện giá thêm 5% nữa.

Phần mềm SRM tự động đánh giá các báo giá đến.

Trong những trường hợp đơn giản, giao dịch mua có thể được trao trực tiếp dựa trên RFI và giá thầu tốt nhất. Mặt khác, đáng để mời các nhà cung cấp đấu thầu (RFQ, ​​Yêu cầu báo giá) sau RFI. Để mua hàng, các bước này được giới hạn ở những bổ sung sau, dựa trên dữ liệu của yêu cầu:

• Đính kèm các nhà cung cấp tốt nhất vào danh sách rút gọn
• Nếu cần thiết, bổ sung các tiêu chí phi tiền tệ (thời gian giao hàng, thời hạn thanh toán, tiêu chí chất lượng) để đánh giá chào hàng đa tiêu chí.
• Bổ sung các tài liệu khác mà nhà cung cấp phải cung cấp
• Định nghĩa về chiến lược mua hàng tốt nhất (chọn anh đào so với giá thầu hoàn chỉnh, giá thầu được niêm phong, đánh giá ưu đãi theo nhiều tiêu chí, chỉ đánh giá theo giá)

RFQ được phân phối và các giá thầu đến được đánh giá tự động. Quá trình RFQ cải thiện giá thầu RFI tốt nhất khoảng 10%.

Lưu ý: Có thể bắt đầu ngay với RFQ và bỏ qua giai đoạn RFI.

Tùy thuộc vào tình hình, dự án kết thúc với đấu thầu RFQ. Tuy nhiên, nên để đấu giá điện tử làm theo. Thủ tục sẽ được mở rộng chỉ một chút.

• Số lượng các nhà cung cấp có thể được giảm hơn nữa.
• Có thể bổ sung tiêu chí đánh giá hồ sơ dự thầu
• Các chức năng khác được thêm vào (Phân tích chi phí, Tổng chi phí sở hữu)

Các nhà cung cấp được mời tham gia đấu giá. Một thời gian cố định được thiết lập để bắt đầu cuộc đấu giá.

Các nhà cung cấp có cơ hội cải thiện giá thầu trực tuyến của họ trong phiên đấu giá. Ở đây, các nhà cung cấp nhìn thấy – tất nhiên là không nêu tên nhà cung cấp – giá thầu tốt nhất. Điều này mang lại cho các nhà cung cấp cơ hội trả giá cao hơn tất cả các giá thầu khác và nhận được đơn đặt hàng.

Thời lượng của phiên đấu giá trực tuyến thường được đặt thành 30 phút với khả năng kéo dài.

Quá trình điển hình của cuộc đấu giá được hiển thị trong hình ảnh sau:

Mô tả trước đây đề cập đến cái gọi là ERA (Đấu giá ngược tiếng Anh). Ngoài phương thức phổ biến nhất này, Phần mềm SRM còn cung cấp hai phương thức đấu giá cổ phiếu khác:

• DRA (Đấu giá ngược của Hà Lan)
• JRA (Đấu giá ngược Nhật Bản).

Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết hoặc nếu bạn quan tâm đến lời khuyên về sự kết hợp chiến lược của các hình thức đấu giá khác nhau.

Ngoài khoản tiết kiệm đạt được thông qua đấu thầu điện tử, đấu giá còn giúp cải thiện giá thêm 5%.

Phần mềm SRM cũng cung cấp các chức năng khác:

• Một hệ thống mô-đun của các báo cáo khác nhau
• Hoàn thành giám sát tất cả các bước (nhật ký) do tất cả người dùng trong hệ thống bắt đầu và thực hiện trong suốt quá trình của dự án để bạn nhận được bằng chứng hoàn chỉnh về việc tuân thủ.

Mua sắm (Procurement)

Mua sắm (Procure-to-Pay / P2P) đề cập đến quy trình mua hàng dựa trên dữ liệu danh mục. Theo truyền thống, những người yêu cầu từ các bộ phận khác nhau sẽ chuẩn bị một yêu cầu, chuyển đến bộ phận mua hàng, nơi đơn đặt hàng được tạo và xử lý.

Thủ tục này thường gây ra nhiều vấn đề:

• Bộ phận thu mua bị quá tải với các quy trình hành chính không cần thiết.
• Chi phí xử lý cao hơn đáng kể so với mức tiết kiệm có thể đạt được.
• Quá trình mất quá nhiều thời gian, dẫn đến sự không hài lòng của người yêu cầu.

Đây là lúc việc mua hàng dựa trên danh mục (catalog-based procurement) phát huy hiệu quả. Nó chuyển quy trình đặt hàng sang các bộ phận của người yêu cầu ở mức độ lớn nhất có thể. Người yêu cầu đã quen thuộc với các eShop dựa trên danh mục từ cuộc sống riêng tư của họ, và một quy trình tương tự có thể được chuyển giao cho họ nếu họ tuân theo một số quy tắc bổ sung.

Điểm khởi đầu là sự tích hợp của các danh mục, từ đó người dùng chọn các mặt hàng họ cần theo cách giống như eShop và chuẩn bị cho việc đặt hàng bằng giỏ mua hàng. Bộ phận thu mua vẫn chịu trách nhiệm lựa chọn các danh mục phù hợp. Với mỗi danh mục sản phẩm, một hoặc nhiều “danh mục đã được phê duyệt” sẽ được chọn, với các điều kiện và giá cả đã được thương lượng. Các danh mục này có thể được xác định thông qua quá trình Sourcing đã đề cập.

Hợp đồng được ký kết với các nhà cung cấp danh mục, mô tả cách duy trì danh mục, định dạng dữ liệu và cách chúng được tải lên Phần mềm SRM. Mỗi người yêu cầu nhận được quyền truy cập vào các danh mục được phép để đặt hàng. Cũng có thể truy cập trực tiếp các danh mục bên ngoài bằng cách sử dụng các giao diện và quy trình tiêu chuẩn như OCI và Punch-Out. Đối với các mặt hàng hiếm gặp, “đuôi dài”, Phần mềm SRM còn cung cấp quyền truy cập vào các thị trường lớn như Amazon Business.

Sau khi người yêu cầu đã chọn các mặt hàng cần thiết, giỏ hàng sẽ được đưa vào quy trình phê duyệt. Quy trình làm việc này có thể có nhiều cấp độ và tuân theo các quy tắc cụ thể, ví dụ:

• Giá trị mua hàng lên tới 50 €: được hệ thống tự động phê duyệt.
• Giá trị mua hàng lên tới 200 €: được phê duyệt bởi cấp phê duyệt đầu tiên (ví dụ: cấp trên).
• Giá trị mua hàng > 200 €: được phê duyệt bởi người giám sát cấp cao hơn.

Đối với mỗi người yêu cầu hoặc bộ phận, ngân sách cho một giai đoạn lập kế hoạch cụ thể được xác định. Đối với mỗi lần phê duyệt, hệ thống sẽ hiển thị mức độ ngân sách đã được sử dụng hết. Hệ thống cài đặt phức tạp do bộ phận mua hàng xác định giúp kiểm soát các quy trình làm việc này.

Sự sắp xếp hệ thống này cuối cùng cho phép quy trình sau:

• Người yêu cầu đặt hàng giống như từ eShop.
• Giỏ hàng được phê duyệt bằng quy trình làm việc điện tử và kiểm tra khả năng ngân sách.
• Toàn bộ quá trình không gây gánh nặng cho bộ phận mua hàng và được rút ngắn đáng kể.

Sau khi được phê duyệt, dữ liệu trong giỏ hàng sẽ tự động được chuyển thành đơn đặt hàng. Các đơn đặt hàng này kích hoạt quá trình thực hiện (Order-to-Pay, O2P). Các quy trình này có thể được thực hiện trong ERP nếu đã được thỏa thuận giữa công ty mua hàng và nhà cung cấp. Nếu không, Phần mềm SRM cung cấp quy trình O2P điện tử dựa trên WebEDI, đặc biệt phù hợp với các nhà cung cấp nhỏ hơn chưa thiết lập quy trình EDI.

Tóm tắt

Bằng cách sử dụng Phần mềm SRM trong ba lĩnh vực mua sắm cốt lõi này, bạn có thể tiết kiệm đáng kể một cách nhanh chóng, hiệu quả và không gặp rủi ro.

Sau khi cơ sở cho việc chuyển đổi kỹ thuật số trong mua sắm đã được thiết lập, sẽ có chỗ để tối ưu hóa hơn nữa. Dữ liệu thu được bằng các phương pháp nêu trên giúp tinh chỉnh các công cụ mua sắm để khai thác ngay cả những tiềm năng cải tiến mới nhất và tăng cường hơn nữa vai trò của mua sắm trong công ty.