Bạn đã bao giờ tự hỏi làm thế nào các công ty lớn hoặc hoạt động toàn cầu quản lý để duy trì thông tin chi tiết về sản phẩm trên các cửa hàng và kênh khác nhau chưa? Nếu bạn nghĩ về các nhà sản xuất, nhà bán buôn hoặc nhà bán lẻ với nhiều loại sản phẩm, thì có một điều rõ ràng. Họ không thể làm điều này nếu không có sự giúp đỡ. Giải pháp đơn giản nhất là một hệ thống thông tin sản phẩm. Đọc tiếp để khám phá những gì PIM làm và cách nó có thể giúp ích cho công ty của bạn.
Hãy tưởng tượng cảnh. Bạn đã đi đến một siêu thị và muốn mua một ít cà phê đặc biệt ngon. Bạn đang tìm kiếm chất lượng và sẵn sàng trả thêm một chút. Nhưng, bạn cũng muốn biết thêm về sản phẩm. Hạt đậu đến từ đâu? Đồn điền nào? Người trồng có sử dụng phân bón không? Là cà phê Fairtrade? Hữu cơ? Loại thông tin này có thể được quản lý và duy trì tập trung bởi một hệ thống quản lý thông tin sản phẩm, luôn cập nhật cho nhiều tình huống khác nhau.
Đó là một ví dụ hàng ngày tương đối đơn giản. Một ví dụ phức tạp hơn từ đấu trường B2B sẽ là một nhà sản xuất vít. Họ có hơn 1.000 vít cho các mục đích sử dụng khác nhau với các kích cỡ, độ rộng ren, vật liệu khác nhau và với các đầu khác nhau. Hãy tưởng tượng họ và khách hàng của họ có thể hưởng lợi như thế nào từ hệ thống quản lý thông tin sản phẩm: số bài viết và mô tả, ảnh, điều kiện giao hàng mà họ cũng có thể chia sẻ với thị trường DIY. Thật vậy, nếu bạn nghĩ về vô số sản phẩm trên một nền tảng mua sắm trực tuyến, hãy tưởng tượng thông tin phải ở đằng sau hậu trường. Đây là nơi một hệ thống quản lý thông tin sản phẩm có thể giúp đỡ. Tuy nhiên, hãy bắt đầu từ đầu.
PIM là gì?
Như tên cho thấy, quản lý thông tin sản phẩm, hay viết tắt là PIM , liên quan đến việc sử dụng một hệ thống kỹ thuật số để quản lý thông tin sản phẩm. Một hệ thống PIM quản lý tập trung và thống nhất thông tin sản phẩm từ nhiều nguồn khác nhau . Thông tin này bao gồm các chi tiết kỹ thuật, hậu cần, liên quan đến tiếp thị và các chi tiết khác.
Thông tin có thể được lưu trữ dưới dạng văn bản, hình ảnh, video, PDF, trường số, danh sách tham chiếu, URL, v.v. Nó di chuyển giữa các nhà cung cấp và hệ thống nội bộ (ERP, quản lý hàng hóa, DAM (quản lý tài sản kỹ thuật số), hệ thống cửa hàng, v.v.). Thực hiện phương pháp tiếp cận PIM toàn diện, dữ liệu sản phẩm được lưu trữ tập trung trong cơ sở dữ liệu, được cập nhật và chia sẻ với các kênh tiếp thị và bán hàng khác nhau. Điều này đảm bảo rằng các nhãn hoặc cửa hàng trực tuyến chứa cùng một thông tin cập nhật.
Hệ thống PIM hoạt động như thế nào?
Một hệ thống PIM bao gồm các chức năng dữ liệu sản phẩm sau:
- Thu thập : Dữ liệu sản phẩm được thu thập theo cách liên ngành và giữa các công ty và được biên soạn theo cách có mục tiêu.
- Duy trì : Các bộ phận thích hợp duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu, thêm thông tin mới khi cần thiết.
- Chuẩn bị : Bạn có thể nâng cao chất lượng thông tin được thu thập bằng cách hợp nhất và xử lý dữ liệu. Ví dụ: hình ảnh và dữ liệu sản phẩm có thể được hợp nhất thành văn bản cho mục đích tiếp thị và thông tin khách hàng.
- Phân phối thông tin : Những người có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu giờ đây có thể lấy thông tin họ cần từ hệ thống.
PIM phù hợp ở đâu trong toàn bộ hệ thống?
Các doanh nghiệp hoạt động với các công cụ khác nhau giữa các bộ phận, thương hiệu và địa điểm toàn cầu có thể phải đối mặt với hàng loạt vấn đề về tổ chức, hệ thống và công nghệ.
Do đó, PIM phải được gắn với các ứng dụng kinh doanh và thông tin sản phẩm cung cấp các nguồn như CRM, OMS, ERP, Thương mại điện tử, nhà sản xuất, nhà cung cấp, v.v.
PIM phục vụ như một liên kết giữa các nguồn thông tin sản phẩm và kênh phân phối khác nhau trong khi thực hiện vai trò quan trọng là kho chứa dữ liệu cung cấp thông tin vào mọi hệ thống quan trọng.
Một hệ thống PIM cần phải làm gì?
Để thu thập, duy trì, chuẩn bị và cung cấp thông tin sản phẩm, PIM cần có khả năng hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định. Khi chọn một hệ thống PIM, bạn cần lưu ý những điều sau.
Đây là những nhiệm vụ quan trọng nhất cần thiết để phân phối tập trung thông tin sản phẩm [1] :
- Tập trung thông tin chi tiết sản phẩm
- Đối chiếu và nâng cao thông tin
- Liên kết thông tin liên quan : văn bản, hình ảnh, phương tiện khác
- Cung cấp thông tin sản phẩm chất lượng cao, đáng tin cậy cho tất cả các bên liên quan
- Tự động ánh xạ thông tin giá và các chi tiết khác cho mỗi nhà bán buôn
- Nhanh chóng thêm sản phẩm mới
- Liên tục bảo trì và cập nhật thông tin chi tiết sản phẩm
- Dịch thông tin sang (các) ngôn ngữ mong muốn thông qua các công cụ dịch máy tích hợp
- Chia sẻ dữ liệu sản phẩm và dịch vụ có liên quan với các nền tảng thương mại điện tử được xác định
Về cơ bản, mọi hoạt động tiếp thị và bán hàng B2B hoặc B2C cho khách hàng cuối cùng sẽ được hưởng lợi từ hệ thống PIM.
Một hệ thống PIM nên có thể làm gì?
Một hệ thống PIM cần nắm vững các chức năng sau để nhập và xuất dữ liệu:
- Nhận biết thông tin sản phẩm
Một hệ thống thông tin sản phẩm nhận được vô số thông tin về sản phẩm. Nó cần có khả năng hoạt động với tất cả các loại thông tin sản phẩm, cho dù là kỹ thuật, hậu cần, tiếp thị hay cho mục đích khác. - Định dạng quy trình
Thông tin sản phẩm sẽ ở các định dạng khác nhau. PIM của bạn không chỉ có thể xử lý văn bản và hình ảnh mà còn, ví dụ, mã QR, video, tệp pdf, liên kết, v.v. - Hỗ trợ các hệ thống khác nhau
Để giữ cho danh sách thông tin đầy đủ nhất có thể, các nhà cung cấp trao đổi các tệp này giữa các hệ thống nội bộ khác nhau. Do đó, một PIM có thể hỗ trợ các hệ thống liên quan đến ERP, quản lý hàng tồn kho, quản lý tài sản kỹ thuật số, cửa hàng trực tuyến , v.v. Điều này có nghĩa là các nhà cung cấp có thể dễ dàng nhập và cập nhật thông tin từ hệ thống nội bộ của họ.
Thông tin sẽ vào hệ thống dưới nhiều định dạng và nhiều hệ thống khác nhau. Hệ thống PIM không chỉ cần xử lý những thứ này mà còn cần cung cấp thông tin mong muốn ở định dạng phù hợp.
Tại sao bạn cần một hệ thống PIM?
Tại sao bạn thực sự cần một hệ thống thông tin sản phẩm? Hãy quay trở lại với các nhà sản xuất vít của chúng tôi. Họ đã bắt đầu sử dụng một hợp kim khác cho một số ốc vít gỗ dành cho thị trường nội địa. Bây giờ họ cần cập nhật thông tin về khá nhiều sản phẩm. Việc xác định các sản phẩm bị ảnh hưởng bởi thay đổi này và cập nhật thủ công từng sản phẩm sẽ mất nhiều thời gian.
Và thông tin này là cần thiết cho một số kênh bao gồm cửa hàng trực tuyến của bên thứ ba, cửa hàng bán lẻ, phương tiện in ấn như tờ rơi và danh mục, bao bì cho số lượng khác nhau của các ốc vít này. Trong thời đại công nghiệp 4.0 này , tại sao bạn không để một hệ thống PIM dành thời gian và công sức cho những nhiệm vụ dễ xảy ra lỗi này?
Ưu điểm của hệ thống PIM là gì?
Bạn vẫn chưa hoàn toàn bị thuyết phục? PIM có một số lợi thế so với việc thu thập và duy trì dữ liệu sản phẩm của bạn theo cách thủ công. Một số được liệt kê ở đây:
- giảm lỗi truyền và đảm bảo chất lượng
- đảm bảo cập nhật, nhất quán và đầy đủ
- tiết kiệm thời gian
- giúp cập nhật chi tiết sản phẩm dễ dàng hơn
- lưu trữ thông tin trong cơ sở dữ liệu trung tâm
- cung cấp dữ liệu ở định dạng mong muốn
- tăng tiềm năng bán hàng
- tiết kiệm tiền thông qua tối ưu hóa quy trình
- dịch thông tin cho các hoạt động quốc tế
Khi bạn thay đổi hoặc thêm nội dung nào đó vào hệ thống PIM, thông tin này sẽ được cập nhật đồng thời trên tất cả các kênh theo thời gian thực. PIM không được gọi là “nguồn sự thật duy nhất” vì không có gì.
Tại sao thông tin sản phẩm lại quan trọng?
Khách hàng mong đợi thông tin rộng rãi, chính xác và cập nhật về thương hiệu và sản phẩm họ mua. Đối với nhà sản xuất vít của chúng tôi, mô tả sản phẩm của họ sẽ cần bao gồm thông tin toàn diện về đầu vít, vật liệu được sử dụng, ren, chiều dài và đường kính, v.v.
Video và hình ảnh chất lượng cao hoặc phương tiện truyền thông khác cũng như mô tả chi tiết về sản phẩm sẽ ảnh hưởng tích cực đến quyết định mua hàng của khách hàng. Nếu khách hàng có quyền truy cập vào thông tin toàn diện về sản phẩm trước khi mua, họ sẽ ít có khả năng trả lại sản phẩm. Cuối cùng, mô tả sản phẩm chất lượng cao làm giảm khả năng khiếu nại và khách hàng không hài lòng.
Ai cần sử dụng PIM?
Những lợi thế của PIM lúc đầu dường như chỉ giới hạn ở các công ty lớn hoặc hoạt động toàn cầu. Tuy nhiên, các công ty nhỏ hơn cũng có thể hưởng lợi từ PIM. Quản lý thông tin sản phẩm và trao đổi dữ liệu sản phẩm trung tâm rất quan trọng đối với bất kỳ công ty nào có nhiều loại sản phẩm – bất kể quy mô của công ty. Sau đây là tất cả những lý do chính đáng để áp dụng PIM:
- Phạm vi sản phẩm phong phú
- Thương mại đa kênh: áp dụng một số kênh phân phối
- Thông tin sản phẩm cần cập nhật thường xuyên
- phân phối toàn cầu
Hình ảnh minh họa nơi quản lý thông tin sản phẩm có thể hữu ích và ai được hưởng lợi từ nó. Các nhà giao dịch B2B đặc biệt được hưởng lợi từ hệ thống PIM. Những lý do chính để giới thiệu PIM là một loạt sản phẩm lớn cũng như một số dịch vụ trực tuyến.
Làm thế nào để chọn giải pháp PIM phù hợp?
Điều quan trọng nhất là nhận được sự ủng hộ ở cấp cao từ các giám đốc điều hành kinh doanh cấp cao của bạn, những người chịu trách nhiệm quản lý chi phí và doanh thu của tổ chức bạn. Việc triển khai thường sẽ phụ thuộc vào việc giảm chi phí và tạo điều kiện thuận lợi cho hiệu quả của các giám đốc điều hành để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh lớn hơn của bạn. Số lượng và sự phụ thuộc vào dữ liệu chính của sản phẩm trong tổ chức của bạn sẽ xác định nhu cầu về dữ liệu rõ ràng, chính xác, nhất quán và chất lượng.
Hãy tự hỏi mình một vài câu hỏi cơ bản:
- Sản phẩm của bạn có nhiều biến thể về kích thước vật lý hoặc kỹ thuật không?
- Bạn có bán sản phẩm của mình cho đối tượng toàn cầu và doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào việc bản địa hóa nội dung sản phẩm của bạn cho phù hợp không?
- Loại sản phẩm của bạn có thay đổi thường xuyên không, chẳng hạn như theo mùa, xu hướng của ngành hoặc công nghệ thay đổi nhanh chóng?
- Bạn thu thập dữ liệu từ các nhà cung cấp và các cơ quan bên ngoài hoặc bên thứ ba theo cách nào? Điều đó có ảnh hưởng gì đến hiệu quả và hiệu suất cuối cùng của bạn không?
- Dữ liệu sản phẩm của bạn có nằm rải rác trên các hệ thống và ứng dụng không và bạn cảm thấy mình có thể làm tốt hơn với việc tích hợp và đồng bộ hóa hệ thống được cải thiện?
- Bạn có bán hàng trong môi trường đa kênh không?
Nguồn : seeburger.com & Pimcore.
